Gol u gostima

     Kada govorimo o poslu, odgovor na standardnu dilemu iz ljubavnih filmova, kada početni odnosi prerastu u potrebu za aktivnijim upoznavanjem: Hoćemo li kod tebe ili kod mene?, ne smije biti automatski. On zahtjeva pažljivu pripremu pregovaranja koje vas očekuje. Dok pregovarači iz istog grada moraju odlučiti čiji je ured prikladniji za razgovore, mjesto vašeg susreta postaje kritičnije ako pregovarate s poslovnim partnerom iz drugog grada ili države.

     Uz potrebu za poznavanjem jezika i običaja, dodatne stavke vaše pripreme postaju troškovi puta i smještaja, informacija o vremenu (klimi) koje vas tamo očekuje, vrijeme potrebno za pakiranje kofera, izdavanje putnih dokumenata, itd.

     Kada odlučujete o mjestu sastanka, vi i vaši sugovornici suočavate se sa četiri moguće lokacije:

1. pregovaranje kod vas,
2. pregovaranje u gostima (kod poslovnog partnera),
3. pregovaranje na nekom trećem (neutralnom) mjestu i
4. nigdje (razgovarat ćete telefonom ili slati poruke računalom).

     Svaka od ovih mogućnosti ima svoje prednosti i svoje mane. Ono što je prednost u jednom slučaju, može se pokazati kao nedostatak u drugom.


Pregovaranje kod vas

     Kao što sportaši vole domaće utakmice jer očekuju prednost domaćeg terena, podršku navijača i laganu naklonost suca, tako i većina poslovnih ljudi preferira pregovarati na svom “teritoriju”. Prvo, imate prednost poznavanja prostora pregovaranja. Znate gdje je što smješteno, od telefona i toaleta do pouzdanih usluga tajnice i sigurnih prostora za privatne konzultacije. Vaš sugovornik nasuprot tome, prihvaća rizik nefamilijarnosti i čak kulturnog šoka. Ako pritom dolazi iz inozemstva, može se suočiti s cjenovno raspoloženim taksistima, lošim telekomunikacijskim vezama, nepoznatom hranom, stranim običajima i stranim jezikom.

     Drugo, pregovaranje “kod kuće” omogućuje vam kontrolu uvjeta pod kojima će se pregovarati, uključujući izbor i uređenje sobe za sastanke, raspored sjedenja sudionika za pregovaračkim stolom te prirodu i vrijeme domaćinskih i društvenih događaja.

     Konačno, pregovaranje kod kuće je jeftinije, eliminira troškove putovanja i štedi vrijeme koje biste proveli putujući. Pregovaranje kod kuće također vas ne opterećuje pritiskom da morate biti odvojeni od obitelji, prijatelja i dnevne rutine.


Pregovaranje u gostima

     Na prvi pogled, pregovaranje na terenu vašeg sugovornika donosi samo troškove i probleme: troškovi putovanja mogu biti visoki, okolina nepoznata i van kontrole, komunikacijske linije do vašeg ureda mogu biti spore, nesigurne, nepredvidive ili nikakve a, osobito kada putujete na veće udaljenosti, suočavate se s psihološkim pritiskom izbivanja od kuće.

     Ipak, najvažniji razlog za pregovaranje u gostima je taj što vam se pruža prilika da puno naučite o sugovorniku, njegovoj tvrtki i zemlji u kojoj posluje. Kada dogovaraju posao, poslovnim ljudima se pruža prilika da stvore prijateljski odnos u stranoj zemlji, jer većina naroda ima razvijen domaćinski osjećaj i svatko se voli pohvaliti da ima poznanika (ako ne i prijatelja) u zemlji iz koje dolazite.

     Kad god ćete pregovarati na nepoznatom novom i teritoriju, dođite ranije. Trebate vremena da biste upoznali okolinu. Mnogi poslovni ljudi doživjeli su nesvakidašnje iskustvo, uglavnom u “istočnim” i “južnim” zemljama - kada su došli u stranu zemlju da bi pregovarali o poslu, rečeno im je da je njihov sugovornik “u zadnji čas” morao hitno otići na put, pa ih moli da se strpe par dana dok se njihov (očekivani) sugovornik ne vrati. Domaćin može podcijeniti važnost odgode zato jer ne zna da njegov gost ima napregnute rokove ili zato jer mu njegovo kulturno nasljeđe ne daje podlogu za razumijevanje važnosti vremena. Zato iskusni “zapadni” pregovarači javljaju domaćinima svoje planove putovanja i mogu čak odrediti koliko su dugo spremni biti daleko od svoje kuće.

     Da biste izbjegli ovu situaciju, pomaže jedino osobni autoritet. Ako ste se predstavili tako da vas domaćin doživljava kao još jednog trgovačkog putnika koji mu želi nešto prodati, onda se može poigravati svojim i vašim vremenom, jer takve kao što ste vi dnevno kontaktira na desetke puta. Ako vas domaćin uvažava kao rijetko kvalitetnog partnera od kojeg nešto želi kupiti i koji mu može omogućiti rješenje nekog važnog problema, onda će biti spremniji poštivati vaše planove.


Pregovaranje na neutralnom terenu

     Izbor neutralnog teritorija za pregovore ima određenu nadnaravnu privlačnost: ta lokacija ne nudi niti jednoj strani prednost. No neutralni prostor može iznijeti na svjetlo i sve ono loše u kulturama koje se nalaze na suprotnim stranama pregovaračkog stola, zato jer ograničava obje strane da nauče više jedni o drugima.

     Ako se obje strane spremaju dogovoriti ozbiljan posao, neutralna lokacija može biti najbolje mjesto da se održe razgovori, osobito u konfliktnim situacijama, kada pregovaranje u gostima može učiniti posjetitelje da osjećaju pod pritiskom.


Pregovaranje “na daljinu”

     Sa povećanjem broja susreta i dobrim upoznavanjem, “fizičke” pregovore pregovarači mogu djelomično zamijeniti osloncem na komunikacijske tehnologije. Elektronska pošta, mobilni i satelitski telefoni, faksevi i video-konferencije nude udobne i jeftine oblike komunikacije. Neki pregovarači koji vode posebno važna pregovaranja, stvorili su sigurne telekomunikacijske mreže kojima dokumenti i ostale informacije mogu putovati radi bržih i lakših konzultacija obiju strana.

     Komunikacijska tehnologija važna je za globalne donositelje odluka, ali ne može u potpunosti nadomjestiti pregovore “licem u lice”. Njihov osnovni nedostatak sprečavanje boljeg upoznavanja pregovaračkih strana, kao što bi to mogle za pregovaračkim stolom. Videokonferencije, e-mailovi, i telefonski razgovori ne mogu prenijeti neverbalne znakove i detalje govora kao što to može direktan kontakt. Štoviše, telekomunikacije, kada koristite samo njih, mogu olakšati laganje i isporuku bezosjećajnih i nepromišljenih poruka.

Elektronsko pregovaranje može biti uspješno uz dva uvjeta:

• ako se radi o relativno jednostavnim transakcijama i
• kod pregovora u kojima se obje strane dovoljno dobro poznaju i složile su se oko pravila ponašanja važnih za ulogu elektronske komunikacije pri donošenju odluka.

     Sve dok (tele)komunikacijske tehnologije ne postanu dovoljno kvalitetne i sigurne (kao na primjer hologramske poruke u serijalu “Ratovi zvijezda”), pregovaranje zahtijeva fizičko mjesto za sastanke, osobito dok ste u fazi početnog upoznavanja te kasnije, tijekom donošenja odluke. Kao što je Arhimed trebao točku u svemiru na koju bi oslonio polugu kojom će pomaknuti Zemlju, tako i vi trebate oslonac u pregovaračkom stolu za koji možete sjesti i dogovoriti ozbiljan posao sa svojim poslovnim partnerima.