Ljudi više-manje znaju što žele i kada slušaju lošu prezentaciju njihovo strpljenje ne traje dugo. Zamislite publiku, u kojoj svatko drži nevidljivi daljinski upravljač, s prstom na gumbu za uključenje/isključenje. Želite li da vas “ne ugase” prije predviđenog kraja, pobrinite se da vaša prezentacija izgleda i zvuči privlačno. Ako niste rođeni s tim umijećem, nauèite ga jer će vam trebati.

     Znate li da vas čeka važna prezentacija, pripremit ćete se kako biste ostavili najbolji mogući utisak. Izglancat ćete svoje riječi, kao što ste to učinili i sa cipelama. Trudit ćete se da izgledate i govorite dobro. Osobni stav, znanje, govor i kretnje osnova su dobre prezentacije. To ste vi. Vi ste osnova dobre prezentacije.

     Kada ste ideje i znanje oblikovali u prezentaciju, trebate ih uspješno prezentirati slušateljima. To činite pravilnom uporabom glasa, pokreta, prostora i tehničkih pomagala. Oni su most kojim vaše misli, znanje i ideje prelaze iz vas u slušatelje. Njihovom kombinacijom omogućen je fizički čin predstavljanja.

 

     Svaka prezentacija događaj je za sebe i ne postoji recept koji se može prepisati i uvijek jednako primjenjivati. Mogućnost prilagodbe i uspješnog kombiniranja ova četiri fizička čimbenika prezentacije osnovni je pokazatelj vašeg iskustva, znanja tehnika prezentacija i mogućnosti njihove primjene.

Struktura prezentacije

     Svaka prezentacija mora imati svoj uvod (početak), glavni dio (sredinu) i zaključak (kraj).

     Uvod obuhvaća predstavljanje i početak prezentacije. Vaša pojava mora biti ugodna, profesionalna i autoritativna. Došećite sigurnim korakom, zauzmite mjesto predviđeno za prezentatora i pozdravite pozdravom koji odgovara dobu dana ili je uobičajen među nazočnima. Na početku prezentacije recite svoje ime i naziv teme o kojoj ćete govoriti. Predstavite svoje područje rada i iskustvo koje vas čini pravom osobom za ovu prezentaciju. Navedite vrijeme koje će biti potrebno za vašu prezentaciju te način na koji će vam slušatelji predstavljati pitanja (tijekom prezentacije ili nakon nje).

     Želite li imati uspješnu prezentaciju morate slušatelje zainteresirati za temu u prve tri minute vašeg govora, kada im je koncentracija najveća. Počnite polagano, kako biste se opustili, i kako bi vam glas bio  manje uzbuđen. Dobro pogledajte nazočne i počnite s nečim što je zajedničko slušateljima i vama, kako bi vas lakše prihvatili. Izbjegavajte čitanje početnih rečenica. Morate biti opušteni i prirodni. Steknite pozornost slušatelja, privucite ih temom, svojom osobnošću, govorom i načinom prezentacije.

     Glavni dio sadržan je u ritmu i tonu vaše prezentacije. Primijenite sve savjete koje ste čuli i iskustvo koje posjedujete. Kako biste ritam prezentacije učinili prihvatljivim za većinu slušatelja koristite stanke nakon ključnih pojmova, kako bi ih slušatelji lakše uočili i shvatili. Govorite razgovjetno, polaganim i naglašavajućim  glasom, budući da će to probuditi zanimanje slušatelja.

     Usporite, ako je tema teška za razumijevanje, ako baratate brojevima i statističkim podacima, pokazujete slike ili slajdove. Ton vašeg govora mora biti u skladu s govorom vašeg tijela. Ne smije biti monoton, dosadan i zvučati poput ljuljanja mora koje će uspavati slušatelje. Dozvolite sebi odmor među rečenicama, a ako je tema zamorna, opustite slušatelje ponekom anegdotom ili odmjerenom šalom. Smješak na licu i prijateljski pristup pomoći će vam da opustite nazočne i stvorite preduvjete za uspjeh prezentacije.

     Zaključak. Brojni govornici, opterećeni glavnim dijelom, zaborave na zaključak. Nemojte zaboraviti da dojam, koji su slušatelji  stekli o vama na početku prezentacije, ne mora nužno biti i završni dojam. Vrlo je važno jasno i razumljivo zaključiti izlaganje, pa zaključak mora biti kratak, jasan i određen. Potrebno je zahvaliti slušateljima na pozornosti, podsjetiti ih na najvažnije dijelove prezentacije, eventualno ih pozvati da vam se jave ako žele dodatne informacije. Prezentaciju uvijek završite sa smiješkom i glasnom zahvalom. Koristeći neki od aparata za projekciju, možete prikazati pozdravnu fotografiju ili crtež. Unesite u završetak pozitivne emocije i uspješno okončajte prezentaciju.

 

Moć dobre prezentacije

     Očekivanje dobre prezentacije razlog je dolaska slušatelja na mjesto prezentacije. Da biste ispunili njihova očekivanja, poštujte zlatna pravila dobre prezentacije:

1.   Imajte u mislima osnovne ideje prezentacije i njihov redoslijed. 2.   Dođite ranije, kako biste pregledali prostoriju i provjerili tehničku opremu. 3.   Uvijek stojite u laganom raskoraku ili se krećite kako biste se oslobodili početne treme. Nastojte izgledati smireno. 4.   Gledajte u publiku, ali nemojte početi govoriti dok ne bude tišina. 5.   Nastupite poput vođe, budući da to i jeste tijekom prezentacije. Prezentaciju vršite energično i sa samopouzdanjem. 6.   Pazite kako se krećete, na vašu gestikulaciju i komentare. Koristite ruke za naglašavanje važnih dijelova prezentacije. 7.   Nemojte dijeliti slušateljima materijale ili brošure dok govorite, to će omesti njihovu koncentraciju. 8.   Budite oprezni prilikom uporabe dijalekta ili “slenga”. 9.   Koristite stanke da biste nešto naglasili. 10. Modulirajte glas za postizanje zanimanja. 11. Govorite razgovjetno. Ne mumljajte. 12. Osigurajte se da ne izgubite snagu glasa na kraju rečenice ili dijela prezentacije. 13. Osigurajte stalan kontakt očima s publikom, ne gledajte u pod. 14. Omogućite nazočnima da se osjećaju važni. Prezentacija se vrši radi njih, da ih nema govorili biste sami sebi. 15. Potaknite komunikaciju sa slušateljima.

     Znači, dobra prezentacija zasniva se na znanju i dobroj pripremljenosti, koje ćete predstaviti nazočnima odgovarajućim glasom, ponašanjem i kretnjama, koristeći odgovarajuća tehnička pomagala.

 

Govor tijela

     Govor nije jedini posrednik u komunikaciji vaših misli sa slušateljima. Vaše tijelo također prenosi vaše poruke, bili vi toga svjesni ili ne. Poruku mogu prenijeti vaše ruke, oči, mimika lica ili način kretanja. Poruka tijela može biti i pogrešno shvaćena, osobito
ako (najčešće) rukom pokazujte znakove koji vama znače ono što pokazujete, dok nekome znače nešto drugo, najčešće uvredljivo i nepristojno.

     Nesvjesni pokreti. Kada smo sigurni u sebe, naše ruke su otvorene i okrenute prema slušateljima. Na našu zbunjenost ili strah ukazat će prekrižene ruke ili noge, te spuštena ramena. Osmjehom ćemo ukazati na zbunjenost ili na zadovoljstvo. Kada ne govorimo istinu, naši će očni kapci brže treptati ili ćemo gledati u stranu.

     Ovih nekoliko primjera ukazuje na brojnost znakova koje nesvjesno šaljemo osobama s kojima komuniciramo. Iskusan poznavatelj poruka tijelom neće trebati naš govor da bi znao što zapravo želimo reći. Zato pratite i uočavajte pokrete koje činite u pojedinim situacijama. Kada ste sigurni što znači većina pokreta, vježbajte kontrolu vaših pokreta. Treningom nastojte svjesno kontrolirati pokrete svojeg tijela kako bi i vaš govor i vaše tijelo prenijeli istoznačnu poruku slušateljima.

     Svjesni pokreti. Prezentaciju u pravilu drži govornik koji stoji. Pravilo je da je najbolje prilagoditi se situaciji i biti u onom po prostoriji, što vam može pomoći da se opustite i koncentrirate. Nemojte hodati uznemirano poput lava u kavezu, dozvolite slušateljima da ih vaše kretanje i pokreti opuste. Povežite vaš glas i govor tijela. Nakon početnog upoznavanja s prostorijom pogledajte u svakog od nazočnih, jer svi moraju osjećati da se obraćate i njima kao pojedincima. Ne zadržavajte se dulje pogledom ni na kome posebno jer bi to moglo uznemiriti slušatelje i omesti vašu koncentraciju. Ruke i u svakodnevnom životu koristimo za “vizualni” govor, pa je gestikuliranje rukama tijekom prezentacije sasvim normalno. Izbjegavajte lamatanje rukama i stavljanje ruku u džepove. Izbjegavajte kretnje koje mogu izgledati kao prijetnja. U rukama možete držati neki predmet, ako vam to može pomoći da se koncentrirate ili vam može pomoći tijekom prezentacije. To može biti, na primjer, uzorak proizvoda ili olovka ali se ne igrajte s tim predmetom. Također, ne koristite predmete koji odvraćaju pozornost ili negativno djeluju na koncentraciju slušatelja (ključevi, čaše i slično).

Prostor

     Kada govorimo o prezentacijama, prostor možemo podijeliti na psihički i fizički (stvarni) prostor. Psihički prostor je prostor komunikacije s ljudima. S nekim ljudima komuniciramo na većoj udaljenosti, nekima dozvoljavamo da nam se fizički približe. Psihički
prostor dijelima na intimni, osobni, društveni i javni. Prezentacije najčešće činimou daljem javnom prostoru, no ponekad se slušatelji nalaze i u našem društvenom prostoru. Kontrola naših obrambenih refleksa može pomoći da “pristanemo” na podjelu 
tog prostora, budući da su i nama slušatelji“ dozvolili” ulaz u isti taj (ali ovog puta njihov) prostor, i ostanemo koncentrirani na prezentaciju. Fizički prostor je prostorija u kojoj održavate prezentaciju. Ovisno o vrsti prezentacije izaberite i veličinu, akustičnost, 
uređenost i tehničku opremljenost prostorije. Loše odabrani prostor može uvelike utjecati na kvalitetu vaše prezentacije i raspoloženje slušatelja. Fizički prostor možemo podijeliti na prostor govornika i prostor slušatelja. Prostor govornika zauzima manji dio i  obično obuhvaća prostor u kojem se krećete, mjesta gdje se nalaze vaše stvari (stol, stolac) te tehnička oprema. Ostatak prostorije nazivamo prostor slušatelja. Prostorija mora biti čista, uredna, klimatizirana i izolirana od bilo kakvog vanjskog ometanja. Prije  nego što prezentacija počne, provjerite postoji li u prostoriji tehnička i druga oprema, kao i priključci koje ćete trebati; ima li dovoljno električnih utičnica i odgovarajućeg napajanja za opremu; kakvo je osvjetljenje; je li strop dovoljno visok da se projicirana slika  može vidjeti i iz zadnjeg reda sjedala; hoće li obješeni predmeti sa stropa ometati projekciju; je li prostorija tiha i neometana izvana; hoće li slušatelji imati dovoljno mjesta za sebe i odložene stvari; možete li regulirati temperaturu i ventilaciju zraka, te nalazi li  se u prostoriji telefon, telefaks, uređaj za umnožavanje ili neki drugi predmet koji može odvući pozornost slušatelja. Tijekom dugih prezentacija ili skupova provjerite postoji li higijenski čvor u blizini prostorije, te imate li na raspolaganju restoran  u blizini.
 Raspored slušatelja. Vrsta prezentacije utjecat će na broj ljudi koji će biti nazočni, kao i način kako će biti namještena sjedala. Prostorija treba biti primjerena veličini grupe. Ako je prostorija premala, ljudi će se osjećati neudobno i zatvoreno. Ako je prostorija  prevelika, slušatelji će se “raspršiti”,  pa će grupa izgubiti osjećaj povezanosti,a govornik će biti dodatno opterećen ”loveći” pogledom jednog po jednog slušatelja.  

 

Zaključak

     Osnova uspješne prezentacije ste vi. Vaše znanje, ideje, emocije, ali i poznavanje tehnika i umijeća prezentacija koje su nužne da biste održali kvalitetnu prezentaciju. Vaše znanje i vaše misli čine vas jedinstvenim, no prezentacija je posao kao i svi drugi.  Zahtjeva poznavanje pravila, tehnika i umijeća. Unesete li i odgovarajuću dozu emocija, tada imate što i kako za reći. Izdvojit ćete se iz sive mase ljudi koji o nečemu (i svačemu) govore i drugi će ljudi htjeti poslušati upravo vas. Omogućite vašem znanju i idejama da dopru do slušatelja - budite uspješan prezentator.

dr. sc. Saša Petar
 poslovni savjetnik - lipanj 2006.